Політика конфіденційності

Ця Політика конфіденційності (надалі – «Політика») визначає, які персональні дані обробляються в CRM-системі Товариства з обмеженою відповідальністю «ВСЕ ЗАКОННО», з якою метою, як вони захищаються та які права мають особи, чиї дані обробляються. Політика розроблена відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».

Конфіденційність співробітників, партнерів і клієнтів має для нас велике значення, і ми докладаємо всіх зусиль для захисту їхніх персональних даних.

1. Терміни та визначення

1.1. «CRM-система» (надалі – «Система») – внутрішня інформаційно-комунікаційна система Власника для обліку звернень і клієнтів, ведення проєктів, договорів, задач і фінансів, внутрішньої комунікації та навчання співробітників. До Системи також належать її публічні сторінки, які клієнт відкриває за персональним посиланням: електронна візитівка, комерційна пропозиція, сторінка обміну документами та підписання через «Дія».

1.2. «Власник Системи» (надалі – «Власник») – Товариство з обмеженою відповідальністю «ВСЕ ЗАКОННО», яке є володільцем персональних даних, що обробляються в Системі.

1.3. «Користувач» – співробітник Власника (працівник або особа, яка співпрацює з Власником за цивільно-правовим договором) чи партнер Власника, якому надано обліковий запис для роботи в Системі.

1.4. «Клієнт» – фізична особа або представник юридичної особи, яка звернулася до Власника, отримує чи може отримати його послуги, а також особа, яка відкриває публічну сторінку Системи за отриманим посиланням.

1.5. «Обліковий запис» – запис Користувача в Системі (ім'я користувача та пароль), за яким він входить до Системи. Вхід через соціальні мережі в Системі не використовується.

1.6. «Персональні дані» – відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована.

1.7. «Обробка персональних даних» – будь-яка дія або сукупність дій з персональними даними: збирання, реєстрація, накопичення, зберігання, адаптування, зміна, поновлення, використання, поширення, знеособлення, знищення, зокрема з використанням Системи.

2. Які персональні дані обробляються

2.1. Дані Користувачів:

• прізвище, ім'я, по батькові, ім'я користувача (логін), номер телефону, адреса електронної пошти, фото профілю, дата народження;
• службові дані: роль і права доступу, філія, напрям, відділ, посада, безпосередній керівник;
• графік відпусток і вихідних, а також факт і період тимчасової непрацездатності (без діагнозів та інших медичних відомостей);
• результати роботи: задачі, коментарі, звіти, облік робочого часу, результати навчання, тестів і есе;
• повідомлення внутрішнього чату та звернення до технічної підтримки;
• ідентифікатор чату Telegram, якщо Користувач підключив службові сповіщення через Telegram-бота;
• технічні дані: IP-адреса, тип пристрою та браузера, дата й час входу, тривалість сеансів, остання активність і журнал дій у Системі.

2.2. Дані Клієнтів та їхніх представників, які надає сам Клієнт або вносять Користувачі під час роботи з його зверненням:

• прізвище, ім'я, по батькові або найменування, контактні телефони, адреса електронної пошти, дані контактних осіб;
• відомості про звернення, об'єкт і зміст послуг, комерційні пропозиції, договори, етапи та факти оплат;
• документи та файли, передані для надання послуг, зокрема копії документів, які Клієнт за власним рішенням передав через сервіс «Дія» (наприклад, паспорт громадянина України, картка платника податків, довідка про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи);
• історія дзвінків (номер телефону, дата, тривалість, а також запис розмови, якщо запис увімкнено в телефонії) та листування у Viber;
• факт і час відкриття публічних сторінок Системи (електронної візитівки, комерційної пропозиції), натискання кнопок і посилань на них.

2.3. Ми не збираємо та не обробляємо персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, засудження до кримінального покарання, а також дані, що стосуються здоров'я (крім факту і періоду тимчасової непрацездатності Користувача, зазначеного в пункті 2.1), статевого життя, біометричні або генетичні дані (стаття 7 Закону України «Про захист персональних даних»).

2.4. Перед тим як внести до Системи персональні дані іншої особи, Користувач має переконатися, що для цього є правова підстава: згода цієї особи, договір із нею або вимога закону.

3. Мета та підстави обробки

3.1. Персональні дані обробляються лише для таких цілей:

• облік звернень Клієнтів, підготовка комерційних пропозицій, укладення та виконання договорів, контроль оплат;
• надання послуг Власника і зв'язок із Клієнтами телефоном, через Viber, Telegram та електронну пошту;
• обмін документами та їх підписання через сервіс «Дія» за ініціативою або згодою Клієнта;
• організація роботи Користувачів: розподіл задач, облік робочого часу та відпусток, звітність, навчання, внутрішня комунікація і службові сповіщення;
• забезпечення безпеки та стабільної роботи Системи, розмежування доступу, запобігання шахрайству і несанкціонованим діям, розслідування інцидентів;
• виконання вимог законодавства України, зокрема щодо бухгалтерського, податкового і кадрового обліку та запитів уповноважених органів.

3.2. Підставами обробки є: згода суб'єкта персональних даних; укладення та виконання договору, стороною якого є суб'єкт персональних даних (договір про надання послуг, трудовий або цивільно-правовий договір); виконання обов'язків Власника, передбачених законом; законний інтерес Власника щодо безпеки Системи та організації роботи (стаття 11 Закону України «Про захист персональних даних»).

3.3. Ми не продаємо і не передаємо в оренду персональні дані третім особам та не використовуємо дані із Системи для реклами сторонніх компаній.

4. Доступ до персональних даних і їх передача

4.1. Усередині Власника доступ до персональних даних мають лише ті Користувачі, яким він потрібен для виконання службових обов'язків. Права розмежовуються за ролями, відділами та модулями Системи. Партнери Власника бачать лише ті звернення та проєкти, до яких їм надано доступ.

4.2. Для роботи Системи використовуються сервіси, які отримують персональні дані лише в обсязі, необхідному для відповідної функції:

• IP-телефонія Binotel – здійснення дзвінків, історія та записи розмов;
• TurboSMS – надсилання Клієнтам електронної візитівки та повідомлень у Viber;
• Telegram – службові сповіщення та звіти для Користувачів;
• «Дія» (Дія.Підпис, обмін документами) – передача документів і підписання за рішенням Клієнта;
• сервіси електронної пошти – службові листи, зокрема для відновлення пароля;
• сервіси штучного інтелекту (OpenAI), які використовує вбудований AI-асистент Системи, – в обсязі, необхідному для відповіді на запит Користувача;
• сервіси побудови графіків і зображень для службових звітів (QuickChart, HCTI) – імена співробітників і показники їхньої роботи;
• сервіс автоматизації та моніторингу помилок (n8n) – технічні дані про збій, зокрема ім'я, адреса електронної пошти та IP-адреса Користувача, під час роботи якого він стався;
• постачальник хостингу, на серверах якого розміщено Систему.

4.3. Окремі сервіси (наприклад, Telegram, OpenAI, QuickChart, HCTI) можуть обробляти дані на серверах за межами України. У такому разі Власник передає мінімально необхідний обсяг даних з дотриманням вимог законодавства України про захист персональних даних.

4.4. Ми лишаємо за собою право розкрити персональні дані:

• у випадках, коли цього вимагає закон;
• у зв'язку з будь-якими поточними або майбутніми судовими процесами;
• з метою встановлення, реалізації або захисту наших законних прав (включно з наданням інформації іншим сторонам для запобігання шахрайству);
• на вимогу суду або іншого уповноваженого органу в порядку, встановленому законом.

4.5. В інших випадках ми не розкриваємо персональні дані третім особам.

5. Строки зберігання

5.1. Персональні дані зберігаються не довше, ніж це необхідно для мети їх обробки, або протягом строку, встановленого законодавством України (зокрема для бухгалтерських, податкових і кадрових документів).

5.2. Дані Користувача зберігаються протягом дії трудових або договірних відносин із Власником. Після їх припинення доступ до облікового запису припиняється, а дані зберігаються в обсязі та протягом строків, потрібних для обліку виконаної роботи і виконання вимог законодавства.

5.3. Дані Клієнта зберігаються протягом надання послуг, а після цього – протягом строків, потрібних для захисту прав сторін і виконання вимог законодавства.

5.4. Незважаючи на інші положення цього розділу, ми зберігаємо документи (включно з електронними), які містять персональні дані:

• у випадках, коли цього вимагає закон;
• якщо ці документи можуть мати відношення до поточного або майбутнього судового розгляду;
• з метою встановлення, реалізації або захисту наших законних прав.

5.5. Після закінчення строків зберігання персональні дані знищуються або знеособлюються.

6. Захист персональних даних

6.1. Ми вживаємо технічних та організаційних заходів для запобігання втраті, протиправному використанню чи підробці персональних даних, зокрема:

• вхід до Системи лише з обліковим записом і паролем, паролі зберігаються в незворотно зашифрованому (хешованому) вигляді;
• розмежування прав доступу за ролями, відділами та модулями;
• журналювання дій з важливими даними;
• захищене з'єднання (HTTPS) між браузером і Системою;
• розміщення Системи на захищених серверах з обмеженим доступом.

6.2. Користувач зобов'язаний тримати свій пароль у таємниці, не передавати обліковий запис іншим особам, виходити із Системи на чужих пристроях, не вивантажувати й не пересилати дані із Системи без службової потреби, а про підозру на несанкціонований доступ одразу повідомляти керівника або технічну підтримку.

6.3. Ми ніколи не запитуємо пароль Користувача, крім форм входу до Системи, зміни та підтвердження пароля.

6.4. Якщо Користувач передав комусь доступ до свого облікового запису або втратив його, він несе відповідальність за дії, вчинені в Системі з цього облікового запису, до моменту повідомлення про це Власника.

6.5. Передача інформації через Інтернет не може бути абсолютно захищеною, тому ми не можемо гарантувати захист даних, які надсилаються поза Системою (наприклад, звичайною електронною поштою).

7. Файли cookie

7.1. Cookie – це невеликий файл з ідентифікатором, який вебсервер надсилає браузеру, а браузер зберігає й повертає серверу під час наступних запитів.

7.2. Сама Система встановлює лише технічно необхідні cookie:

• сесійний cookie – підтримує вхід до Системи і видаляється після завершення сеансу;
• cookie захисту від підробки запитів (XSRF-TOKEN) – захищає форми Системи;
• cookie «Запам'ятати мене» – лише якщо Користувач позначив цей пункт під час входу.

7.3. Власні аналітичні та рекламні cookie (зокрема Google Analytics) у Системі не використовуються.

7.4. Навчальні матеріали Системи можуть містити вбудовані відео YouTube. Під час їх перегляду сервіс YouTube (Google) може встановлювати власні cookie відповідно до своєї політики конфіденційності.

7.5. Під час завантаження сторінок Системи браузер звертається до публічних мереж доставки контенту (CDN), з яких завантажуються бібліотеки інтерфейсу. Такі мережі отримують технічні дані запиту: IP-адресу та тип браузера.

7.6. Cookie можна видалити або заблокувати в налаштуваннях браузера, проте без технічно необхідних cookie вхід до Системи та робота її форм будуть неможливими.

8. Права суб'єкта персональних даних

8.1. Відповідно до статті 8 Закону України «Про захист персональних даних» ви маєте право:

• знати про джерела збирання, місцезнаходження своїх персональних даних, мету їх обробки, місцезнаходження Власника або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим особам, крім випадків, встановлених законом;
• отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким вони передаються;
• на доступ до своїх персональних даних;
• отримувати не пізніше як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи обробляються ваші персональні дані, а також отримувати їх зміст;
• пред'являти вмотивовану вимогу Власнику із запереченням проти обробки своїх персональних даних;
• пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;
• на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв'язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію;
• звертатися зі скаргами на обробку своїх персональних даних до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду;
• застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних;
• вносити застереження стосовно обмеження права на обробку своїх персональних даних під час надання згоди;
• відкликати згоду на обробку персональних даних;
• знати механізм автоматичної обробки персональних даних;
• на захист від автоматизованого рішення, яке має для вас правові наслідки.

8.2. Щоб скористатися своїми правами, Користувач може звернутися до свого безпосереднього керівника або через розділ «Технічна підтримка» в Системі. Клієнт може звернутися до свого менеджера або за контактами, зазначеними на сайті vsezakonno.ua.

9. Зміни до Політики

9.1. Власник може періодично змінювати цю Політику. Нова редакція набирає чинності з моменту її публікації на цій сторінці, дата чинної редакції зазначена на початку сторінки.

9.2. Про істотні зміни Власник може додатково повідомити Користувачів через Систему (новини або сповіщення). Рекомендуємо періодично переглядати цю сторінку.